Como os pasará a muchos, recibo un montón de emails diarios. Más o menos 100 emails al día. Hace un tiempo este hecho era la mayor fuente de estrés y descontrol en mi trabajo, pero ahora sigo ciertas reglas que me permiten gestionarlo con cero estrés y donde raramente se me escapa algo importante.

AVISO: Esto puede parecer muy complicado, pero es algo que hago de forma absolutamente automática, integrada y no me genera nada de estrés. Si no tienes un volumen importante de email, o si lo tienes totalmente controlado de otra forma, no creo que sea necesario que le dediques un minuto. Pero si el email es un problema para ti, te aseguro que las reglas que te expongo aquí funcionan y son fáciles de aplicar cuando las entiendes y tienes la práctica.

Aquí las tienes y, por favor, comparte en los comentarios cualquier duda o idea sobre este tema:

Reglas de configuración

• Uso gmail y tengo todo el correo redirigido a una única cuenta.
• Tengo desactivado lo de Principal / Promociones / Social y el marcador de importancia de gmail (todo esto ya lo decido yo solito, gracias gmail).
• Tengo activados los «Atajos de teclado» (sólo uso uno de ellos pero para mí es fundamental. Más adelante lo explico).
• Tengo configurado el mail en el móvil pero no contesto (o raramente), en él hago una única acción muy precisa.

Acción de limpieza

• Esta acción la realizo a diario, normalmente 2 o 3 veces al día.
• Es una acción que realizo desde el móvil o el ordenador.
• Intento aprovechar momentos tontos para realizarla.
• Siempre que me pongo a trabajar empiezo con esta acción. No se si a todo el mundo le irá bien esto, pero a mí me permite sentir que lo tengo todo controlado, que no estoy desatendiendo nada importante que otra persona pueda necesitar de mí.
• Cuando hago esto siempre soy consciente del «peligro» que presenta esta acción. Es «limpieza» no enredarte en las cosas que seguro van a llegar y fácilmente te van a despistar.
• Cuando hay cosas urgentes que requieren mi atención, que no quiero realizar en ese momento pero no pueden esperar a la limpieza de destacados, lo que hago es que los leo, los marco como destacados pero no los archivo eliminándolos de la bandeja de entrada.

Esta acción la hago de 2 formas diferentes:

A) Modo de limpieza superficial: es la que hago desde el móvil o el ordenador. Si no tengo mucho tiempo o si me voy a poner a trabajar en algo importante, hago esta y no la profunda.

Sigo los siguientes pasos:

1. Abro el primer mensaje de la bandeja de entrada.
2. Miro rápidamente el mensaje y si es algo que no me interesa pulso «E» (Atajo de teclado para archivar) y paso al siguiente. Esto lo hago muy rápido.
3. Después pulso «Enter» para pasar al siguiente email.
4. Si me interesa por alguna razón porque lo quiero leer, quiero clicar en un enlace, tengo que responder etc… pulso la estrella de «Destacado» y pulso la E.

Simplemente esto, es una acción super rápida y puedo gestionar decenas de emails en minutos. Si además hago la acción 2 o 3 veces al día, no me toma nada de energía ni despiste y siempre tengo la bandeja de entrada a cero (o se me acumula alguna decena de emails antes de hacer la acción).

Excepción: si hay cosas en el email que son realmente urgentes, por supuesto que las atiendo contestando o llamando a la persona. Pero eso en realidad es muy raro, no hay que confundir las necesidades y urgencias de los demás con una urgencia real para ti.

B) Modo de limpieza con filtraje: esto lo hago cuando tengo tiempo y siempre desde el ordenador.

Es exactamente el mismo proceso que con la limpieza superficial pero, en este caso, creo un filtro a todos los mensajes que recibo y que no son personales. Es decir, las cosas que son envíos masivos, publicidad, notificaciones etc… las redirijo TODAS a una carpeta. En general procuro filtrar mucho para que me llegue lo mínimo a la bandeja de entrada. En este punto soy estricto conmigo mismo, es decir, a mí me encanta recibir según que cosas, pero me digo «si tanto te gusta ya lo irás a buscar a la carpeta, pero no te debe distraer» y creo el filtro que lo archiva automáticamente.

Al realizar esta acción de limpieza regularmente, el resultado es que la bandeja de entrada está vacía y tengo sólo mensajes como «Destacado». El siguiente paso es fundamental: controlar los «Destacados».

Revisión de destacados

• Procuro que esta acción no desequilibre la acción principal que estoy haciendo en ese momento. Es decir, siempre tengo una única prioridad que tengo muy bien definida. Esa prioridad puede durar incluso varios días, pero es lo principal: «lo que estoy haciendo». Por supuesto, no es la única cosa que hago, pero sí que es el «foco principal» y lo tengo muy bien definido. Mientras tengo el foco en esa cosa, la gestión de destacados es algo que realizo pero vigilando mucho de no distraerme del foco principal.
• Una vez al día o mínimo cada 2 o 3 días, realizo esta acción que consiste en revisar los mensajes destacados para, como mínimo, tener la situación controlada.
• Esto consiste en revisar todos los destacados, yo lo hago de forma inversa, desde los más antiguos hasta los más nuevos. Entiendo que lo más antiguo es lo que hace más tiempo que espera, y por lo tanto le presto especial atención. Puede que a veces no llegue a los últimos (los más recientes) pero como mínimo, lo más antiguo lo procuro tener controlado.
• A veces hay destacados que son duplicados, ya que alguien ha insistido en varios mails o hay una conversación entre varios. Al hacer la revisión procuro dejar sólo uno de ellos y al responder ya quedará todo solucionado.
• Miro cada email, procuro sacar el «destacado» del máximo de cosas que pueda pero sin desatender nada, es decir, a veces respondo a algunas o hay cosas que se solucionan solas o cosas que pensaba hacer como leer un artículo y que ya no son importantes etc… pero procuro no desatender a nada ni a nadie.

Limpieza total de destacados

• Procuro hacer esta acción cuando he terminado la acción de mi «foco principal» y antes de pasar al siguiente foco. Casi nunca hago una limpieza profunda si no es en estos periodos de transición. Esto me permite mantener el foco en lo importante y principal, que raramente viene del email.
• Esta limpieza consiste en que no haya ningún destacado. A veces dejo 2 o 3 muy, muy específicos que son cosas que quiero tener pendientes hasta el próximo cambio de «foco principal», pero en general lo dejo 100% limpio.
• La mayoria de cosas que en este momento (si he hecho bien lo anterior) quedan pendientes, son cosas importantes que requieren alguna acción por mi parte. Delegar, hacer, responder… puede que un mail destacado requiera 10 o 15 minutos o más para poderlo solucionar. Muchas veces ya he avisado a la persona que tardaré unos días en responder, pero en algún momento le tengo que dedicar ese tiempo. Este es el momento de hacer cada cosa bien.
• En estos mensajes también hay cosas que simplement quiero guardar o que quizás voy a querer hacer o revisar un día, pero que no tienen que ver con el factor tiempo. En estos casos, lo que hago es que reenvío este email a Evernote. Tengo un email configurado y con sólo pulsar «Eve…» ya me sale la dirección y lo reenvío sin editar. Eso me lo archiva en el INBOX de Evernote (una carpeta que tengo con ese nombre) y sé que lo tengo guardado. Es decir, NUNCA uso Gmail para guardar cosas interesantes.
• Procuro que nunca pase una semana en la que no haga esta limpieza total. Creo que es la forma de atender en un plazo razonable todas las cosas que son importantes.

¡Eso es todo amigos!

Repito: parece complejo, pero si te acostumbras es súper sencillo y te permite atenderlo todo con cero estrés.

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